Karty wydatków kontra chaos: Jak odzyskać kontrolę nad finansami swojej firmy

Wyobraź sobie: Biuro działu finansowego firmy wygląda jak pole bitwy. Stosy papierowych dokumentów spadają na podłogę, kierownicy klikają w komórki arkuszy kalkulacyjnych, komunikatory pękają w szwach od powiadomień, a kierownik rozpaczliwie próbuje znaleźć wytłumaczenie dla dodatkowych wydatków z ubiegłego miesiąca w wysokości 1750 EUR. Stop. Jak znaleźliśmy się w tej sytuacji? To proste - to biuro firmy, która wciąż nie korzysta z firmowych kart wydatków. Zastanówmy się, co doprowadziło do takich problemów finansowych i jak się ich pozbyć.

Źródła chaosu w zarządzaniu wydatkami

Oczywiście, taki chaos nie pojawia się z dnia na dzień. Poprzedzają je miesiące, a nawet lata korzystania z tradycyjnych systemów księgowych, analitycznych i kontroli wydatków. Pracownicy pobierają potrzebną im gotówkę z kas fiskalnych lub robią zakupy na własny koszt i cierpliwie czekają na zwrot pieniędzy. Jeśli potrzebują większych kwot, piszą wnioski do swoich kierowników, a ich rozpatrzenie może zająć kilka dni lub tygodni.

W tej sytuacji nie ma zwycięzców - dokumenty się piętrzą, płatności się opóźniają, a praca firmy spowalnia. Wyobraź sobie teraz, że firma się rozwija, otwiera nowe jednostki strukturalne, zatrudnia freelancerów i wdraża model pracy zdalnej. Widzieliśmy już wcześniej taki skutek - krytyczna sytuacja zagrażająca prawdziwą eksplozją biurokratyczną.

Karty wydatków jako nieznani bohaterowie finansów

Czy można powiedzieć "Stop" i położyć kres temu bałaganowi? Tak! Karty wydatkowe zapewniają pracownikom zupełnie nowy poziom swobody w zakupach i zwiększają wydajność przepływu pracy w firmie. Znacznie ułatwiają również pracę działom finansowym, przesyłając dane do platform opartych na chmurze, takich jak Wallester Business, które dysponują zaawansowanymi narzędziami do kontroli wydatków i analiz.

Tak, nie da się pozbyć chaosu pojedynczym, celowym wysiłkiem. Jednak w miarę integracji nowej technologii jej skala zacznie się zmniejszać - najpierw do kontrolowanego nieporządku, charakterystycznego dla dużych korporacji, a następnie do całkowitego porządku.

Jak dokładnie będzie wyglądało to samo biuro miesiąc po podłączeniu firmowych kart wydatków? Biurka są absolutnie czyste - wszystkie dokumenty są przetwarzane elektronicznie. Pracownicy mogą digitalizować paragony za pomocą aplikacji mobilnych. Menedżerowie dokładnie analizują szczegółowe raporty, oceniają bieżącą sytuację na pierwszy rzut oka, znajdują nieautoryzowane wydatki i wyróżniają priorytetowe kategorie zakupów. Menedżer pracuje z interaktywnym pulpitem nawigacyjnym i w ciągu kilku minut tworzy prezentacje dla kadry kierowniczej wyższego szczebla.

Magia kart wydatków

Jak to działa? Jak naszemu wyimaginowanemu biuru udało się przezwyciężyć chaos i zaprowadzić porządek przy pomocy prostych narzędzi płatniczych? Przyjrzyjmy się szczegółom:

1. Zastosowanie kompleksowych rozwiązań, takich jak platforma Wallester, pozwala na rezygnację z papierowej księgowości. Wszystkie transakcje są rejestrowane online w usłudze w chmurze i nie wymagają duplikowania w dziennikach, księgach i rejestrach.
2. Digitalizacja otwiera możliwości automatyzacji. Zamiast ręcznie wybierać kategorię wydatków, kierownik może po prostu kliknąć, aby potwierdzić realizację czeku. System znajdzie potrzebną sekcję na podstawie kodu transakcji i szczegółów kontrahenta.
3. Używanie kart wydatkowych eliminuje potrzebę płacenia gotówką. Każdy instrument płatniczy jest powiązany ze wspólnym kontem firmowym. Wszystko jest pod kontrolą, a żadna transakcja nie przechodzi przez dział księgowości i finansów.
4. Nowoczesne rozwiązania pozwalają na wykorzystanie narzędzi kontroli prewencyjnej: zamiast mierzyć się ze skutkami, można je wyprzedzić i zablokować podejrzaną transakcję. Przykładowo platforma Wallester Business umożliwia ustalenie limitów kwoty i kierunku wydatków dla każdej karty z osobna.
5. Platformy chmurowe przetwarzają informacje w czasie rzeczywistym. Daje to dwie korzyści naraz. Po pierwsze, kierownik widzi skutki swoich decyzji już w ciągu kilku sekund od transakcji. Po drugie, szczególnie ważne i krytyczne transakcje można zatwierdzać online - klikając przycisk w interfejsie internetowym lub wybierając opcję w aplikacji mobilnej.
6. W miarę rozwoju firmy system księgowości i kontroli automatycznie się skaluje. Tak, może zaistnieć konieczność zmiany planu taryfowego, ale możesz to również zrobić online, bez papierowych wniosków i innej biurokracji. Jeśli chodzi o rozwiązania najwyższej klasy, takie jak Wallester, platforma może rozszerzyć się na cały świat, umożliwiając wybór innych walut do płatności.

Odzyskaj kontrolę nad swoimi wydatkami dzięki kartom korporacyjnym

Większość ludzi wyobraża sobie, że współczesne przedsiębiorstwa są niezwykle dynamiczne i potrafią dostosować się do wszelkich wahań rynkowych. Ale brutalna prawda jest taka, że wiele firm nadal trzyma się tradycji, również w kwestiach księgowości, zarządzania wydatkami i analiz. Spowalnia to ich działalność i powoduje powszechne niezadowolenie na wszystkich szczeblach - od kasjerów i kierowników sprzedaży po dyrektorów generalnych.

Zarządzanie wydatkami nie musi być jednak przestarzałe i chaotyczne. Dzięki firmowym kartom wydatków możesz zapomnieć o stresie związanym z zagubionymi paragonami, niekończącymi się zwrotami kosztów i niejasnościami dotyczącymi budżetu. Niezależnie od tego, czy prowadzisz startup, czy zarządzasz dużym przedsiębiorstwem, platformy takie jak Wallester Business zapewniają narzędzia potrzebne do uproszczenia finansów i odzyskania kontroli.

Co więc Cię powstrzymuje? Może czas pożegnać się z chaosem i powitać prostsze i bardziej mądre wydawanie pieniędzy? Twój zespół i Twoje zdrowie psychiczne to docenią.

Artykuł sponsorowany